Plnění povinnosti dle GDPR je mnohdy noční můrou správců osobních údajů. Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) představuje právní rámec pro zpracování osobních údajů na území Evropské unie. Pro firmy a organizace to znamená řadu povinností, jejichž cílem je zajistit, aby osobní údaje byly chráněny a zpracovávány v souladu s právními předpisy. Nesplnění těchto povinností může vést k vysokým pokutám a poškození reputace. Jaké jsou tedy hlavní povinnosti podle GDPR a jak je správně naplnit?

Hlavní povinnosti podle GDPR

1. Zákonnost, korektnost a transparentnost – Osobní údaje musí být zpracovávány zákonným způsobem, spravedlivě a transparentně. Subjekty údajů (například zákazníci či zaměstnanci) musí být informovány o tom, jak jsou jejich údaje zpracovávány.
2. Účelové omezení – Údaje lze shromažďovat pouze pro konkrétní, výslovně vyjádřené a legitimní účely a nesmí být dále zpracovávány způsobem, který je s těmito účely neslučitelný.
3. Minimalizace údajů – Firmy by měly shromažďovat pouze ty údaje, které jsou nezbytně nutné k dosažení daného účelu. Nadbytečné osobní údaje by neměly být uchovávány.
4. Přesnost a aktualizace – Správci osobních údajů musí zajistit, že údaje jsou přesné a v případě potřeby aktualizovány.
5. Omezení uložení – Osobní údaje nesmí být uchovávány déle, než je nezbytné pro daný účel zpracování.
6. Bezpečnost a důvěrnost – Organizace jsou povinny chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou nebo zničením. To zahrnuje jak technická opatření (např. šifrování), tak organizační opatření (např. školení zaměstnanců).

Audit osobních údajů jako první krok

Jedním z nejdůležitějších kroků při zavádění GDPR je provedení auditu osobních údajů. Tento proces zahrnuje:

• Roztřídění činností správce podle tzv. účelů zpracování.
• Identifikaci všech osobních údajů, které organizace zpracovává a jejich přiřazení k deklarovaným účelům zpracování.
• Zmapování toků těchto údajů (například kdo k nim má přístup a jak jsou sdíleny s třetími stranami).
• Posouzení, zda jsou údaje zpracovávány v souladu s GDPR a zda jsou správně zabezpečeny.

Audit pomáhá identifikovat potenciální rizika a stanovit opatření pro jejich odstranění.

Proč vyhledat právní pomoc?

Implementace GDPR může být složitá a vyžaduje nejen znalost právních předpisů, ale i pochopení IT bezpečnosti a procesního řízení. Proto je vhodné obrátit se na právníka specializovaného na ochranu osobních údajů. Mezi hlavní výhody právní pomoci patří:

• Správné nastavení procesů – Právníci pomohou vytvořit dokumentaci, interní směrnice a zásady ochrany osobních údajů.
• Minimalizace rizika pokut – Profesionální právní audit může odhalit nedostatky a předejít vysokým sankcím od Úřadu pro ochranu osobních údajů.
• Ochrana před stížnostmi a soudními spory – Právní podpora pomůže firmám správně reagovat na žádosti subjektů údajů a řešit případné spory.

Závěrem lze říci, že plnění povinností podle GDPR není jednorázový úkol, ale dlouhodobý proces. Správné nastavení ochrany osobních údajů nejen pomáhá splnit legislativní požadavky, ale také posiluje důvěru zákazníků a obchodních partnerů.

Jak řešit plnění povinností dle GDPR?

Možností jak řešit plnění povinností dle GDPR je několik, od vlastního sebevzdělávání , po využití speciálních nástrojů k plnění povinností správce osobních údajů.

Jsou podnikatelé, ale i jiní správci osobních údaj, kteří si raději službu objednají na klíč. Pro tyto případy jsme udělali několik balíčků právních služeb.